1월 5일 오전 10시, 윤기중 포교사단장은 지하철 3호선 신사역에 정차해있는 지하철에 앉아 있다. 서울 장충동에 위치한 포교사단 사무실로 이동하고 있지만, 머리 속에는 포교사단이 1월 중에 처리해야 할 업무들로 가득하다.

근심도 잠시, 윤 포교사단장은 스마트폰을 꺼내 든다. 올해부터 새롭게 도입한 모바일 전자결재 시스템을 이용하기 위해서다. 간편한 로그인 절차를 거치자 시급히 처리해야 할 안건부터 올라와 있다. 손가락 클릭 몇 번에 결재 끝. 윤 포교사단장은 전자결재 서류에 있는 문자 전송을 누르자, 결재가 완료됐다는 문자가 일괄 발송됐다.

스마트폰 이용자 3000만명, 모바일 시대로 접어든지 오래지만, 불교계 전법·신행단체의 행정업무는 서류에 의존하고 있는 경우가 대부분이다.

이런 가운데 조계종 포교사단이 전법·신행단체 중 처음으로 올해부터 전국 전법 포교 행정업무에 모바일 전자결재 방식을 도입해 눈길을 끈다. 상근직이 부족한 전법 포교 현장에서 효율성 제고, 비용 절감 등 효과가 기대된다.

행정처리 효율성↑
양식 규격화·실시간 결재
행정 선집행 위험성 감소
본단·지역단 간 소통 고리

소규모 조직에 유리
기성프로그램 아웃소싱해
1인 7000원 수준 비용절감
웹하드 문서보관, 보관용이

조계종 포교사단은 지난해 9월부터 전자결재시스템 도입을 추진해 1월 1일부터 본단을 시작으로 운영을 시작했다. 1월 중 시범지역단을 선정해 2월부터는 지역단에서도 전자결재시스템을 도입, 3월부터 시행한다는 계획이다.

정광현 포교사단 본단 사무처장은 “포교사단 본단과 지역단의 행정업무를 규격화, 표준화함으로 업무 효율성을 높이고 신속한 결재 시스템을 구축하고자 통신서비스업체의 전자결재 프로그램을 임대 형식으로 도입해 문서 결재 전산화를 이뤘다”고 소개했다.

가장 큰 장점은 행정업무의 효율성 향상이다. 포교사단의 경우 모바일 전자결재 시스템을 도입하기 전 1주일 단위로 행정처리가 이뤄졌다. 본단의 경우 상근직원이 있지만 상근직원이 없는 지역단의 경우 지역단장 주재의 회의가 이뤄진 뒤에 업무가 진행됐다.

정 사무처장은 “대부분의 포교사들이 본업이 있는 관계로 사무처의 경우만 해도 매주 수요일 회의에서 결정이 됐다. 이전에는 선집행 후승인 등의 업무 책임상의 문제도 있었다”고 전했다.

전자결재 시스템 도입은 적은 인력이 여러 가지 업무를 맡는 전법 포교 현장에서도 큰 도움이 될 전망이다.

포교사단의 경우 매달 수신하는 공문은 60건으로 발신까지 포함하면 연간 1000여 건에 이른다. 전자결재에 사용되는 전자서류 양식 통일로 품의서류 작성 등 업무량도 격감된다. 이와 함께 각종 서류 보관 또한 PDF 형식으로 웹하드에 보관돼 사무공간 문제도 해결될 것으로 보인다.

예산 상황이 영세한 전법 신행단체 상황에서 비용절감 효과도 있다. 포교사단이 도입한 모바일 전자결재 시스템은 SK에서 개발한 프로그램을 임대한 것으로 총 예산은 940만원이 소요됐다. 본단 결재권자 8명을 비롯해 각 지역단의 결재권자 및 사무처 직원 112명의 이용금액으로 1인당 월 7000원 수준이다. 개발 비용이 들지 않고, 적은 인원일수록 운영 비용이 줄어든다.

윤기중 포교사단장은 “빠르게 변화하는 시대에 맞게 포교 전법의 행정도 보다 신속하게 대응해나가기 위해 도입을 추진했다”며 “이번 시스템 시작으로 포교사간 네트워킹을 비롯해 모바일ㆍ디지털 재교육에도 더욱 박차를 가할 계획”이라고 말했다.

불교계 IT업체인 다나의 최대종 대표는 “한 교구본사에서도 모바일 결제를 지난해 추진한 바 있다. 대부분의 사찰이 주지 스님 부재시 행정처리가 멈추는 등 일부 스님들에게 결재권이 몰려있는 상태”라며 “모바일 반응형 사찰 웹사이트 등 외부로 보이는 변화 외에도 모바일 전산화 행정 등 포교 전법 내부의 변화도 함께 이어지길 기대한다”고 강조했다.